Урок 3. Адресаты письма

В отличии от обычного почтового отправления, электронные письма позволяют отправить сообщение сразу по нескольким адресам. Обычно адреса вписываются в специальное поле "Кому:" (To:).
Если внимательно посмотреть на пустой бланк письма в почтовом клиенте (программа, которой Вы пользуетесь для отправки писем), то можно увидеть, что электронное письмо обладает дополнительными полями "Копия:" (CC:) и "Скрытая копия:" (BCC:). Эти поля так же служат для заполнения адресатами. Только их функция несколько отличается от функции поля "Кому:" Об этих отличиях мы поговорим позже.

Поля Кому, Копия и Скрытая копия в Outlook


Поля Кому, Копия и Скрытая копия в Gmail

В поля адресатов могут помещаются как отдельные персональные адреса, так и списки рассылки.

Списки рассылки

Список рассылки - это запомненный и поименованный перечень адресатов. Например, если мы отправляем время от времени одним и тем же друзьям предложение встретиться и выпить по кружечке кваса, то каждый раз нам придется набирать в адресной строке один и тот же список емейлов. Рука может дрогнуть и лучший друг не получит сообщения, не попьет кваска и ... вообще, непонятно чем это может закончится. А если это список директоров для производственного совещания? Последствия - непредсказуемые.

Именно поэтому списки рассылки позволяют удобным способом организовывать рассылки.

Создание списка рассылки в Outlook

В продвинутых организациях такие списки создают и поддерживают в актуальном состоянии специальные администраторы. Используя список рассылки мы будем гарантированы от того, что кто-то будет забыт и не получит важной информации (например, про встречу с квасом).

Конечно же, для рассылки спама удобно использовать именно списки, и для того, чтобы нас не воспринимали как спамеров пользуемся этой возможностью вдумчиво. Если письмо представляет интерес не для всех адресатов списка рассылки, то следует использовать индивидуальные адреса, чтобы другие адресаты не получали не интересующий их почтовый мусор.

Адресаты "Кому" (To)

В поле "Кому" вносятся те адресаты, к которым непосредственно обращается автор письма, реакции которых на это письмо он ожидает.

При ответе на письмо в этом поле, как правило, всегда бывает адресат письма (заполняется автоматически почтовым клиентом), на которое пишется ответ. Исключением может быть ответ на письмо, которое вызвало обсуждение (дискуссию). По правилам ведения дискуссии, требуется отвечать на последнее письмо дискуссии, но, если нужно ответить на одно из предыдущих писем дискуссии, то именно его автора следует вставить в поле To, а остальных перенести в поле "Копия", если непосредственно к ним содержание ответа не относится.

Адресаты "Копия" (СC)

В поле CC вносятся адресаты, которым направляется не само письмо, а его «копия» (CC – Carbon Copy). Адресатам CC полезно знать о содержимом письма, но от них не ожидается непосредственного действия. Например, в корпоратиной переписке при обращении с просьбой или поручением к сотруднику другого отдела в поле CC может быть внесен адрес его руководителя. Это поможет и адресату, поскольку выполненная им по просьбе автора письма работа зачтется его начальником, и самому автору, поскольку он мог не знать, что адресата по какой-то причине нет на рабочем месте, а его руководитель в этом случае сможет переслать письмо другому сотруднику, который сможет выполнить просьбу.

Если в письме задается вопрос, ответ на который будет интересен другим людям, то их следует также поставить в CC, поскольку ответ (по правилам ведения переписки обычно "Переслать всем" (Reply All)) будет отправлен и им также, и автору письма не нужно будет этот ответ пересылать.

Если в ходе переписки ее участники не могут придти к общему мнению, то в поле CC полезно вставить компетентное лицо, которое при желании может вмешаться в дискуссию и направить ее в правильное русло.

Адресаты "Скрытая копия" (BCC)

Адресаты BCC используются в случае, если автор письма не хочет привлекать внимание адресатов к тому, кому посылается эта «скрытая копия», либо не хочет, чтобы при стандартном ответе "Переслать всем" (Reply All) письмо было отправлено этому адресату.

Если же «скрытый» адресат отвечает на письмо, то автор исходного письма может оказаться в неловком положении, поскольку некоторые рассматривают наличие скрытой копии как нарушение норм открытости и доверия. В современных почтовых программах это поле по умолчанию скрыто, и для того чтобы открыть для редактирования поле "Скрытая копия" необходимо приложить некоторые усилия (см. изображения выше). Вместо использования BCC можно использовать перенаправление письма.

Правило 4. Пользуемся полями "Кому" и "Копия", чтобы дифференцировать читателей на категории: кому полагается отреагировать на текст, а кто является наблюдателем и отвечать на письмо не обязан.

Правило 5. При ответе на письмо пользуемся функцией "Переслать всем" (Reply All), поддерживая дискуссию, чтобы другие участники процесса имели возможность познакомиться с Вашим ответом.

Правило 6. Для рассылки писем нескольким постоянным читателям используем списки рассылки. Это позволит никого не забыть.

Правило 7. Пользуемся списками рассылки вдумчиво, чтобы не шокировать адресатов спамом.

Продолжение следует.